一、办公自动和档案管理之间的关系。只有对办公自动化管理方式特点充分认识，才能确保档案管理措施的互动性。办公自动化具有以下几方面的特点：

第一，网络管理不会受到工作环境以及时间的限制，其能够跨越单位和外部用户、部门和其他部门之间的分界线，将特定办公地点连接到相关网络的所在地。第二，网络管理能够对材料的传递方式和材料形成加以改变。网络的连接部门把信息输入计算机，便能够进行日常的查阅和管理，既能够进行一次性的输入，又可以多次输出，从而使得审阅周转时间大大缩短。应对相关的材料格式进行统一，以对传统模式中出现的因为不同人为因素而导致的前后标准不一致的情况加以改变。因此，计算机在办公自动化和档案管理中具有桥梁性的作用，其是进行相互作用的重要媒介，能够有效进行相互的转化和相互渗透。只要能够结合各自情况，就可以实现办公自动化和档案管理的同步。

二、办公自动化和档案管理的互动性。

（一）有利于落实相关部门的立卷制度。在办公管理中，部门立卷是一直讨论的问题，但是现在还存在以档案室替代立卷的情况，很多立卷单位在一年中将一些零散文件分几次送到档案室，用档案室来替代立卷。因为档案室同志并不了解这个部门的工作，所以不能明确判断材料的完整性，以致对案卷质量产生影响，如果将办公自动化和档案管理进行联网，让工作人员把这个部门中的文件材料输入到计算机中，档案室的工作人员为立卷部门进行密码的编制，如果部门需要对管辖范围中的档案进行查询，那么只要输入密码就可以进行调阅，而无关部门不能进行查看，这样既能达到保密要求，又能够从根本上确保立卷制度得到有效落实。

（二）有利于建立完整齐全的归档文件材料。如果将办公自动化和档案管理进行联网，那么就应将档案管理和文书处理进行有机结合，确保每天应归档文件材料和收发文都由立卷部门及时输入电脑中，这样方便日常的查阅，同时又为文件归档以后进行组卷编目打下坚实的基础，这样不但能够使得文书部门办公效率得到有效提高，同时也能避免归档文件出现遗漏，因为文件进行了文件页数的著录。在整理和借阅的过程中对于散页和遗漏的附件，及时予以追回，确保归档材料的完整性。

（三）使得组卷编目质量和效率得到有效提高。将档案管理和办公自动化进行联网能够针对全部的立卷部门，其受益则是档案室使用其它方法所不能达到的，立卷部门应把本部门中的文件材料输入到计算机中，经过一定的程序后，基层工作人员应调送相关人员进行传阅，在年终的立卷过程中，档案管理体系能够帮助用户进行自动的编目和立卷，并对卷内目录进行打印，这样既可以使得立卷工作人员劳动大大减少，同时又使组卷质量能够得到有效控制。

三、办公自动化和档案管理的联网功能。当前，档案室的管理还处于封闭式的状态，档案管理工作在很大程度上还受到档案保管和接收的限制，停留在利用按需索卷、时效慢的被动服务，比如在文书档案的管理中，档案和公务文书具有内在的联系，但是应对这两个部门进行分别管理，在文书的处理中不可能存在全部的档案管理工作，文书部门无法了解到文件在档案形成中所需要的条件。因为分工的不同，文书部门在通常情况下只对文书所处理的事务工作加以处理，不能顾及到信息文件的开发，而对于信息开发具有强烈愿望的档案室，在积累文件信息的最初阶段却不能将文件转化为相关的档案并积极地投入到开发利用过程中。在办公自动化和档案管理联网以后，文书部门文件所登记的信息和工作著录就实现了有效结合，在登记文件的同时能够实现档案的增设，这样能够有效减少档案著录工作中存在的重复输入问题，节省人力、物力、财力资源。

在档案的管理过程中，知识具有重要的地位和作用，在将办公自动化和档案管理进行联网，尤其是在利用档案的过程中，对用户实际需求的满足从本质上来说是对用户知识需求的满足。如在档案的利用服务过程中，应结合用户所表达的需求进行所需信息的有效提供，管理人员应帮助其进行检索方式的设计或所需文献的检出。对于用户所渴望的信息和特定需求应及时予以满足。随着科技水平的不断提高，用户更加注重档案管理人员提供个性化、高质量的服务，针对用户的这种特点，管理人员应借助于已有的工作经验和知识，帮助用户对从何处查询加以判断，从而为用户解决问题提供有效的资源，能够确保用户得到指导性的意见，提高服务的质量和水平。

文章来源：《物联网技术》 网址: http://www.wlwjszz.cn/qikandaodu/2020/1224/1290.html